Передача проекта должна позволить другому человеку понять работу без восстановления всех разговоров.
Соберите актуальные материалы
Используйте описание проекта, принятые результаты работы, записи решений, открытые вопросы и согласованных ответственных или даты. Отдавайте предпочтение актуальным источникам перед ранними черновиками планов.
Запросите материалы для передачи
Подготовь материалы для передачи проекта на основе предоставленных источников. Включи цель, текущий статус, завершённые результаты со ссылками, важные решения, оставшиеся задачи, блокеры и ближайшее необходимое решение. Указывай только тех ответственных и те даты, которые подтверждены источниками. Явно отмечай недостающие сведения. Оставь материалы черновиком для проверки.
Укажите роль получателя и то, что ему нужно сделать дальше. Обновление для руководства и передача проекта исполнителям требуют разной степени детализации.
Проверьте черновик
- Откройте ссылки на результаты работы и убедитесь, что они ведут на принятые версии.
- Отделите завершённую работу от предложенной.
- Сверьте каждого ответственного и каждый срок с фактическими договорённостями.
- Явно обозначьте нерешённые вопросы и зависимости.
- Удалите сведения, которые получателю не нужны или которые он не должен получать.
Полезная строка статуса говорит о том, что уже есть и что осталось сделать, вместо неподтверждённого «всё идёт по плану».
Явно укажите следующее действие
Завершите материалы ближайшим решением или задачей, именем ответственного, если он известен, и нужной ему информацией. Если ответственный ещё не согласован, отметьте задачу как неназначенную, а не угадывайте.
Предоставляйте доступ осознанно
Перед отправкой проверьте получателя и доступ к файлам. Файл, видимый агенту или участнику проекта, может быть недоступен получателю. Запрашивая предоставление доступа, укажите людей и уровень разрешений.
Если предоставление доступа ещё не одобрено, оставьте материалы для передачи черновиком, доступным для проверки. После отправки проверьте фактическое место назначения или отправленное сообщение, не полагаясь только на сводку о подготовке.